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KODAK i5200スキャナーで住民サービスの向上に成功

利用例:住民サービス向上

導入前の背景

毎年1〜3月に提出が集中する給与支払報告書、確定申告書などは、自治体に膨大な作業が要求される。D区役所課税課でも、この時期になると職員は管理、検索用住民台帳記入、検索などの煩雑な事務作業に追われていた。また、保管スペースの確保や作業にかかわる臨時アルバイトの雇用など、増え続けるコストにも頭を悩ませていた。そこで、事務処理のフローを簡素化して、職員の負荷を軽減するため、スキャナーを利用した課税情報管理システムの構築を検討した。

コダックスキャナーを利用したソリューションを導入 〜 i5200 スキャナー選定のポイント

利用例:住民サービス向上i5200

  • 給与支払報告書のような薄くて小さな書類もまとめてスキャンできる。
  • 一日最高約22,000枚の給与支払報告書、約11,000枚の確定申告書を高速スキャン。
  • 優れた搬送設計で、書類を傷めずにスキャン可能。
  • インプリンタ機能で書類に資料管理番号を印字して、その番号をイメージデータエントリーすることで、検索・照会が可能になる。
  • スキャニング専用ソフトウェア「コダック キャプチャ プロ ソフトウェア」を利用することで、イメージ処理が容易になる。

 

導入後のフロー

利用例:住民サービス向上フロー図

電子化することで、これまでの紙と手作業による事務作業の負担が軽減されるようになり、アルバイトなどの臨時雇用にかかるコスト削減にもつながった。

大量の書類を電子化することで、職員の情報共有が可能になった。

情報をいつでも検索・照会することが可能になったので、問い合わせに対して、迅速な回答をすることができるようになり、住民へのサービスの向上につながった。

これまで大量の書類保管のために必要だったスペースが不要になり、削減されたスペースが有効活用できるようになった。

電子化したことで、書類の紛失防止につながり、セキュリティの向上につながった。