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KODAK i4200スキャナーで契約書類を一括管理

利用例:契約書類を一括管理

導入前の背景

製造メーカーのB社は、これまで社内の契約書管理に対し、特にルールを設けていなかったため、内部統制の一環として一定のルールのもとに契約書の管理を実施。これまで締結済みの契約書は管轄部署で管理されており台帳の有無もさまざま。そこで、まず契約書を管理する部署を決め、一元的に管理することに。

コダックi4200スキャナーを利用したソリューションを導入 〜 i4200スキャナー選定のポイント

利用例:契約書類を一括管理 i4600

  • 各部署から、送られてくる契約書 1日平均20,000枚~30,000枚を処理可能なこと
  • 部署毎に異なる書類サイズが混在している
  • 上記の条件から、i4200とA3フラットベッドを選定

 

導入後のフロー

利用例:契約書類を一括管理フロー図

担当部署で、電子化するときに原本から情報 (締結先、タイトル、締結日、満期日 等) を取得して、管理データに利用。

電子化された画像イメージは検索用データベースに登録され、インターネット経由で閲覧。検索の際は検索キーワード(契約先・タイトル・契約日・満期日など)で簡単に検索可能に。

原本は電子化完了後、セキュリティ完備の倉庫で保管。電子化された画像 イメージの閲覧の際にはID、パスワードでログインが必要なので、データの安全性も確保。

契約書が一元的かつ厳格に管理されるようになっただけではなく、検索も容易に。会計監査などの対応もスムーズに行うことができるようになった。

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