ミルディス皮フ科
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問診票、保険証などを一括高速スキャンで電子カルテシステムに統合

クリニックのモットーは「患者様に満足を」

ミルディス皮フ科北千住駅(東京都足立区)に隣接した複合施設、千住ミルディスII番館3階のミルディスメディカルフロアにある医療法人社団精華会ミルディス皮フ科は、皮膚科、美容皮膚科、アレルギー科を診療科目とする地域密着型のクリニックである。駅西口から医院のあるフロアまではデッキで直結しており、徒歩3分という利便性で地域住民の美容・医療ニーズに応えている。院長の村上義之氏は、佐賀医科大学卒業後、九州で皮膚疾患全般にわたる診断・治療の経験を重ね、その後新宿のタカナシクリニックで美容分野の診療に従事したあと、平成16年に同クリニックを開院した。「的確で迅速なサービス(診断や施術)」「リーズナブルな料金(自費診療)」「待ち時間を少なくする」など、患者様に満足いただくことをモットーにすると共に、業務効率の改善にも積極的に取り組んでいる。

開院当初から使用しているフラットベッドスキャナーからシートフィーダー型スキャナーへの入れ替えを模索

院長 村上氏ミルディス皮フ科は、平成16年の開院当初から電子カルテ(ラボテック社スーパークリニック)を導入してペーパーレス化を図ってきた。それでも患者の問診票や保険証のコピー、各種同意書などは紙として残るため、同クリニックでは別の場所に倉庫を借りて保管している。しかし必要なときに原本をすぐに取り出せないため、スキャナーで読み取ってサーバーにも保存してきた。開院当初から使っているこのスキャナーの導入経緯について、村上院長は次のように振り返る。

「電子カルテシステムと同時に、メーカー推奨のスキャナーを当たり前のように導入しました。システムの保守契約の対象に含まれることも安心材料になりました。しかし、運用を始めるとフラットベッドタイプのスキャナーは、書類を一枚ずつセットしなくてはならず、とても手間がかかっていました。スピードも遅く、設置場所も広く、何か良い方法はないかと模索していました」

シートフィーダーとスピードを評価しi2600ドキュメントスキャナーを導入

このような悩みを抱えていた村上院長が、初めて当社のドキュメントスキャナーを知ったのは最新の医療情報や医薬品情報などを提供する医療専門WEBサイトだった。当社がドキュメントスキャナーの活用を医療分野に向けてPRするため、同サイトで製品記事を掲載した際、それを目にした村上院長が相談を入れた。これが、当社のスキャナーを検討するきっかけとなった。当時のことを、村上院長は次のように話している。

「そこで見たコダック i2600ドキュメントスキャナーは、大量の書類を一度にセットできるADF(オートドキュメントフィーダー)タイプのスキャナーで、スピードも毎分50枚と高速でした。他社のシートフィーダータイプの製品とも比較しましたが、業務用としての信頼性、耐久性などですぐれていることを知り、i2600が当院に最適だと導入を決断しました」

大量給紙と高速スキャンという機械性能だけではなく、BtoBビジネスの分野で長年にわたって業務用スキャナーを提供してきた実績を高く評価して、村上院長は導入を決断した。しかし心配もあったという。

「やはり、保証の問題が一番心配でした。電子カルテのメーカー保証の対象から外れるわけですから、トラブルがあったとき家電製品のような対応では困ります。しかしCareKitという保守契約があると知り、サポートの面でも安心でき、導入を決めました」

CareKitに入っていれば、万一トラブルが発生した場合でも、サービススタッフが迅速に対応するため、業務に支障をきたすことはない。村上院長はこの点も高く評価している。

院内の様子

ボタン操作だけでスキャンが可能なスマートタッチ機能

同クリニックでは、i2600ドキュメントスキャナーで毎日約100枚の書類をスキャンしている。この作業を担当している医療事務スタッフの重松優子氏は、導入後の変化について次のように語ってくれた。
「何と言ってもスキャンのスピードがとても速くなりました。一度にまとめて処理できるので、手間はかかりません。しかも操作はボタンひとつで誰でも簡単に行えます。忙しくて大量の書類がたまってしまったときは、特に楽になりました」

提案システム

i2600にはボタン操作だけでスキャンモードが選択できるスマートタッチ機能が採用されているため、スキャン時にPCのキーボードやマウスを操作する必要がない。このため、同クリニックのように、スペースの少ない受付カウンターに設置しても、本体のボタン操作だけで簡単にスキャン作業が行える。

今後の課題は電子カルテへの自動登録

文書をスキャンしたあとは、患者情報と文書の種別ごとに電子カルテに登録する。これまではスキャンのたびに登録していたが、今はスキャンが完了した100枚分の文書があれば、その内容を一枚ずつ確認しながら登録しなくてはならない。手作業で行うことに変わりはないが、スキャン作業が自動化された分、登録作業の手間が際立ってきた。この作業を自動化することが今後の課題だと、村上院長は語っている。

「電子カルテにスキャンと同時に各文書を自動的に登録できれば、スタッフの手間はもっと楽になると思います」

こうした村上院長の要望を受けて、当社では自動登録の具体的な作業フローを提案している。患者情報と書類の種別をQRコード化したシールを発行し、このシールを書類に貼ってスキャンするという作業フローで、電子カルテがQRコードを自動認識できれば、登録作業は完全に自動化できる。当社の提案が実を結べば、ミルディス皮フ科の業務改善はさらに一歩進むことになる。これにより同クリニックのスタッフは雑務に囚われることなく、本来の業務に専念できるようになる。当社の技術もまた「患者様に満足を」というモットーの実現に役立っている。

(※記載内容は、2012年6月現在のものです。)