順天堂浦安病院・導入事例
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多様な紙カルテを電子化し、省スペース化を実現。アップデートを施すことで、より早く正確な情報管理へ。

順天堂浦安病院・佐藤様順天堂大学医学部附属浦安病院は浦安市からの誘致を受け、地域の基幹病院として昭和59年に開院。順天堂の学是である『人ありて我あり、他を思いやり、慈しむ心、これ即ち「仁」』の心を持って医療の実践遂行に努める大学病院である。紙カルテ用保管スペースの問題解決のために行っている電子化の最適化を目的として平成23年3月に『Kodak i4200スキャナー』を導入。担当された診療録管理室の課長である佐藤氏、係員の新井氏、実際に紙カルテの入力業務を専門に担当されている北原氏、システム導入・販売をされた(株)京葉電子工業(本社/東京都江戸川区)代表取締役佐々木氏にお話を伺った。

紙カルテを電子化することで長期保存と省スペース化を実現

『i4200スキャナー』は病院内の外来診療録、入院診療録、フィルムを一括で管理する診療録管理室で紙カルテの電子化のために導入された。「2002年から昨年度まで使っていたカラースキャナー『DS3590C』で、紙カルテを平成15年の分まで電子化してきてきました。カルテは入院・外来の管理の他に大学病院という特性上、先生方の学会発表等で頻繁に使用されます。紙のまま保管を続けると保管スペースの問題が出てきますが、電子化することで昭和59年の開院時から入院カルテの保管スペースは広がっていません。

『DS3590C』に出会わなければ電子化することなく廃棄してましたね。それほど、『DS3590C』は画期的でした。今回入れ替えるまでにスキャンしたカルテは全部で9万5090冊に及びます(佐藤氏)」。佐藤氏は『DS3590C』はもちろん、この度の『i4200』導入にも携わっている。これまで9年に渡り活躍してきた『DS3590C』だったが、保守サービスの期限や『i4200』の紹介、そしてシステムのサーバー自体が古くなってしまったことによる接続不良の発生が重なり入れ替えが検討されることとなった。

順天堂浦安病院・カルテビューシステム

カルテならではの悩みに柔軟に応える信頼のシステムと厚いサポート体制が決め手

スキャナーを製造しているメーカーは何社もあるが、その中で再び当社は選ばれた。「今回3社のスキャナーを検証しましたが、今まで入力していたので使い慣れているところにまず安心感がありましたね。カルテは1冊の中に厚みや大きさが違う紙、糊付けされている紙などが混ざっていますがそれに対応できたのはコダックだけ。『DS3590C』導入後にスキャンしたカルテのコンバートを京葉電子工業さんが対応してくださった点も大きいです。(佐藤氏)」

「販売代理店としては従来の機器に近いものが、現場の人は一番使いやすいと考えてコダック i4200を推薦しました。実際紙詰まりもほとんどないですし、サポート面がしっかりしているところも重視しましたよ(佐々木氏)」。これまでも相談にはすぐ担当から折り返し電話を入れ、来院して問題を解決。病院の円滑な運営を妨げないサポートをしてきた。病院からの問題提起に応えるなどの実績もあり、今回の導入はこれまでの取り組みへの評価が形となったとも言える。

順天堂浦安病院・i4200

早さと正確さの処理能力がレベルアップ! QRコードも搭載し、一層向上したユーザビリティ

手書きカルテは先生の元からこの診療録管理室に集約され、棚に保管される。そして年度単位で順番に北原氏がリストとカルテを照合し、前処理をした後に一括で入力する方法で電子化している。「前のスキャナーはスキャンする際に自分で紙質や大きさに合わせて操作方法を調節していましたが、これはもう速度が全然違いますね。前処理をきちんとしていれば、以前の倍くらい処理のスピードが早くなっています。とにかく正確で早いので、徐々に今慣れてきているところです(北原氏)」

順天堂浦安病院・北原様

「前の機種だと1年かけて1年6ヶ月分くらいのカルテを入力できたのが、今は2年分入れられるスピードです。自動処理のQRコードもうまく機能していますよ。LEDライトの工夫で画像もすごく綺麗です(佐藤氏)」。QRコードは今年の3月から搭載された新機能。全ての情報が入ったQRコードをカルテの上に置いてスキャンすることでそれまで人が毎回入力していたIDと入院回数が、今は自動的に登録される。そしてスキャナーの入れ替えと合わせてアプリケーションソフトウェアには「Kodakキャプチャプロソフトウェア」を採用。目的ページへの到達スピードアップや利便性など作業環境の向上を実現した。「閲覧画面の操作性も向上しましたね。目的のカルテとサムネイルが同時に出てくるので見たいページを瞬時に先生方が把握でき、直感的に操作されてます(新井氏)」。

納品・修理だけに留まらない真摯な対応が生み出す強い信頼関係

順天堂浦安病院・新井様「実際、新しいスキャナーに替えてから同期もいいですし、ほとんど不都合はないですね。スキャナーのことで悩んだ時は、まず北原と二人で考えて、課長にも相談。病院の中で処理できなければ京葉電子工業の佐々木さんと相談するという形をとっていますが、とても相談しやすいです(新井氏)」。インタビュー中は終始、順天堂大学浦安病院様が京葉電子工業とコダックに強く信頼を置いている姿勢が印象的だった。

「機能もサポート環境もすごく満足しています。実際に導入された時にまず私自身も実際一通りやってみて性能の良さは理解しています。対応が早いのはもちろん、京葉電子工業さんは近くの西葛西なのですぐ対応してもらえるところも決め手でした(佐藤氏)」。販売代理店である京葉電子工業の姿勢も『i4200』の円滑な運用に協力的だ。「システムは『どうやって使うんだろう』というところを意識して開発しています。あとは皆さんから色々とアイディアを出してもらっています(佐々木氏)」。

カルテ・書類の電子化で広がるスキャンの新たな可能性と必要性

「新しいスキャナーに対する要望は今のところ十分満足していて、特にありません。」確かな品質と厚いサポートの成果を代表する言葉は佐藤氏から。「今後はまず紙カルテは全て入れられるだけ入れる。もし電子カルテ導入になったとしても紙は発生するので、同時に使用していくことを考えています。

今後、過去のカルテを全て入力して、退院と同時期にスキャンできるようになれば電子化されたカルテの使い方が変わってくるかもしれません。その時は新しいシステムのご相談をすることになるかもしれないですね」。現在、医療機関では電子カルテの採用が始まっている。しかし紹介状や診療情報提供書、保険関係の書類など紙の書類は必ず発生するのでスキャンの必要性はまだまだ高いという。「系列の静岡病院は入院も外来も紙カルテでこれまで全部保管しているので、『i4200』を推薦しています(佐藤氏)」。販売代理店の佐々木氏は今後の心構えとして「システムを納めたから終わりではなく、いい要望はソフトにすぐ反映してより使いやすいものに仕上げていく方針です」と述べている。

これから順天堂大学浦安病院で電子化されたカルテは保管場所の課題解決はもちろん、スムーズな病院運営に貢献していくことだろう。そしてその傍ではメーカーと販売代理店の力強いサポートが発展を力強く支え続ける。

順天堂浦安病院・3つの決め手

※本書で使用されている図や表現方法は説明用のもので、実際のものと異なる場合があります。